Elsje in Wonderland

Elsje in Wonderland - Van Akker Vindt 2013

Er was eens in een land hier ver vandaan een leuke pittige dame die, rijp voor een nieuwe uitdaging, een mooie nieuwe leidinggevende baan had aangenomen. Ze heette Elsje en ze had er zin in. Ze had leuke mensen ontmoet bij haar sollicitatiegesprekken, de organisatie had een missie die haar aansprak en was gevestigd in een mooi oud pand in het oude centrum van de stad. Toen de onderhandelingen rond waren en het contract getekend, meldde ze zich enthousiast op de eerste van de maand om daadwerkelijk aan de slag te gaan. Ze maakte kennis met alle collega’s van de afdeling en de managers van de andere afdelingen, las zich in, ging gesprekken aan en stroopte de mouwen op.

Geen micromanagement

Ze wilde nu toch echt fijn aan de slag gaan en mooie dingen doen met haar team. Het was een team van professionals en ze wist dat ze die vooral niet teveel moest willen ‘managen’. Sowieso had ze een hekel aan dat woord, ‘managen‘. Ze had het voor de grap opgezocht in haar woordenboek, daar stond: ‘to control/to be in charge of a business‘ en ‘to keep somebody/something under control’. Dat paste niet bij haar, vond ze. Ze werkte met vakmensen die hun vak uitstekend in de vingers hadden en voelde zich dan ook zeker niet geroepen haar teamleden onder de spreekwoordelijke duim te krijgen, te hebben, of te houden. Ze wilde er vooral voor zorgen dat haar mensen prettig konden werken en dat ze beschikbaar was voor overleg of vragen, maar wilde zeker niet de micromanager uithangen.

Op de hoogte van alle details via de inbox

Na goed en wel een paar weken lekker aan het werk te zijn, viel Elsje op dat ze méér e-mailtjes kreeg dan ze voorheen gewend was. Het kostte haar veel tijd en bovendien leek niet alles even relevant. Het irriteerde haar een beetje. Waar zat dat nou in? Ze besloot om eens een paar dagen lang de berichten in haar inbox eens wat beter te bekijken. Er waren algemene mailtjes van de facilitaire afdeling met mededelingen over onderhoud aan het netwerk, veel uitnodigingen voor vergaderingen, direct aan haar gerichte mailtjes, maar vooral ook heel veel mailtjes waar zij in de Cc stond. En dan heel vaak ook nog over zaken die voor Elsje eigenlijk niet of nauwelijks relevant leken. Ook haar eigen teamleden hielden haar uitvoerig op de hoogte van de details van hun werk door haar in de Cc mee te nemen zodra ze een berichtje de deur uitdeden. Een tijdrovende kwestie omdat ze die mails wel allemaal moest filteren en bovendien was het niet nodig, vond Elsje.

Kordaat met concrete tips voor effectief e-mailgebruik

Op de hoogte van alle details via de inbox - Van Akker Vindt 2013

Maar Elsje zou Elsje niet zijn als ze niets met deze conclusie deed. Ze besloot het aan te kaarten in de organisatie en schreef haar conclusies op in een document, dat er wel erg veel werd ge-cc’d en dat dit tijdrovend en onnodig was. Kordaat als ze was voegde ze er nog wat concrete tips over e-mailetiquette en effectief e-mailgebruik aan toe. Ze was nu toch bezig, dan maar net zo goed gelijk even goed, dacht ze. Ze wees erop dat je spaarzaam met de Cc moest omgaan en die alleen moest gebruiken voor mensen die echt op de hoogte moesten blijven, dat berichten beknopt moesten zijn en het beter was om per bericht maar een onderwerp aan te kaarten en duidelijk in het onderwerpveld te noteren waar het over ging. Ten slotte wees ze mensen erop dat er terughoudend met de ‘reply all’ knop moest worden omgesprongen en het geen kwaad kon de mail nog even goed door te lezen alvorens op de verzendknop te drukken. Ze gaf her en der nog wat toelichting en korte voorbeelden en zette het onderwerp, tezamen met het documentje dat ze had geschreven op de agenda van het managementoverleg en het overleg in haar team.

Instemming zonder beoogd resultaat

Tijdens de vergaderingen lichtte Elsje haar e-mailverhaal toe aan de collega’s en haar observatie werd herkend door de collega’s en positief ontvangen. Vooral haar leidinggevende collega’s vonden dat het allemaal inderdaad wel wat minder kon met al die Cc’s in de inbox en zetten het onderwerp ook op de agenda bij hun eigen teams. Elsje zou aanschuiven bij de overleggen, zodat ze zich direct ook bij de andere teams kon voorstellen en haar e-mailtips kon toelichten. Ook bij de andere teams werd instemmend geknikt en gehmmd en werd het voornemen om toch wat efficiënter met het medium e-mail om te gaan. Elsje was erg tevreden over haar initiatief en het feit dat haar tips voor e-mailgebruik positief waren ontvangen binnen de organisatie en ging lekker weer aan de slag. Tot ze na een paar maanden toch écht moest vaststellen dat haar inbox weer net zo vol zat als voorheen en er feitelijk niet zoveel was veranderd. Wat was hier misgegaan? Was haar verhaal niet duidelijk geweest?

-STOP!-

Niet alleen Elsje zat in een organisatie waar men te enthousiast met de Cc-knop in de weer is, maar veel mensen.  Van Akker Vindt 2013

Wat ziet Elsje over het hoofd?!

Tot zover het verhaal van Elsje dat min(der) of meer fictief van aard is, maar hoe dan ook vast wel herkenbaar. Niet alleen Elsje zit in een organisatie waar men te enthousiast met de Cc-knop in de weer is, maar veel mensen. Volgens mij zit het probleem niet in het feit dat mensen niet weten hoe ze met de mail moeten omgaan. Dat betekent niet dat het niet nuttig kan zijn de mensen er nog eens op te wijzen zoals Elsje deed. Een kleine opfrisser die je weer even op scherp zet kan geen kwaad. Maar werkt die opfrisser ook als de context in de organisatie niet veranderd is? Zou het kunnen dat er in de organisatie waar Elsje is gaan werken wellicht wat te weinig ruimte en vertrouwen is voor mensen? Zou het kunnen dat die mensen daarom veel collega’s en zeker veel leidinggevenden in de Cc zetten? Dat al die mensen Elsje te pas en te onpas in de Cc opnemen het niet zuiver informatief doen, maar misschien wel om zichzelf in te dekken? Zodat ze kunnen zeggen: “Maar ik heb je toch ge-cc’d, je wist er toch vanaf?” Volgens mij zou dat zomaar kunnen. Dat die tips van Elsje zeker nuttig zijn, maar niet gaan werken, wanneer de medewerkers in een organisatie het gevoel hebben zich doorlopend te moeten verantwoorden? Hoe gaat dat bij jou in de organisatie? In hoeverre denk jíj dat mijn observatie klopt?!

 

Gerelateerde berichten

 

Advertenties